Интеграция с учетными системами
На сегодняшний день гибкие средства интеграции с всевозможными информационными системами являются неотъемлемой частью современного BI-решения. Это обусловлено множеством приложений, используемых в компании для реализации различных бизнес-функций (бухгалтерские программы, ERP и CRM-системы, WMS и т.д.). Все это непременно приводит к формированию большого объема разнородных данных и определяет первоочередную задачу для любого BI-приложения - консолидация массива разнородных данных для их последующего анализа. Вместе с тем, важно понимать, что собранные таким образом данные, в силу различных источников формирования, часто противоречат друг-другу и имеют различные аналитические характеристики, что может явиться причиной необъективного и некорректного анализа и, как следствие, принятия ошибочных управленческих решений.
Реализованная в KPI MONITOR технология обработки данных позволяет формировать отчеты как на основе импортированных в собственную БД данных, так и непосредственно из баз данных самих учетных приложений напрямую.
Возможность использования различных методов работы с данными (импорт и хранение данных в БД KPI MONITOR и метод подключения к различным БД учетных приложений) предоставляет максимально удобные варианты внедрения программы для предприятий, которые используют несколько приложений (БД) в качестве источника информации для последующего анализа и составления отчетности.
Кроме того, KPI MONITOR поддерживает автоматическую синхронизацию аналитических справочников с корпоративной информационной системой, что обеспечивает компании единую справочную систему, образуя общую информационную среду. При синхронизации НСИ (нормативно-справочной информации) в KPI MONITOR решается проблема сопоставления справочников/классификаторов, имеющих различную кодировку.
Импорт данных из файлов MS Excel.
MS Excel является приложением, без которого не обходится практически ни одно предприятие. Файлы MS Excel в интеграции с KPI MONITOR могут выполнять как транспортную роль, роль транзитных файлов, в которые периодически экспортируются данные из различных программ, так и роль основного источника данных, в котором пользователи производят расчеты и периодически пополняют данными.
Настройка импорта данных из файлов MS Excel интуитивно проста и предельно понятна. Использование импорта данных из MS Excel позволяет импортировать как транзакции, так и агрегированные витрины данных в зависимости от решаемых задач. Чем больше и полнее данные, тем больше возможности настроить взаимосвязи и методы расчета требуемых показателей, а также возможности применения глубокого анализа данных с помощью уточняющих детализированных отчетов, в том числе до транзакции.
Формат файла MS Excel может быть абсолютно произвольным, главное в нем должны быть количественные и стоимостные значения, содержащиеся в различных аналитических измерениях. В KPI MONITOR реализовано хранение шаблонов, отражающих соответствие полей базовых показателей системы KPI MONITOR с наименованиями полей таблицы внешнего приложения или файла импорта MS Excel. Для примера приведен формат таблиц для импорта данных:
Импорт данных в KPI MONITOR из MS Excel (экспорт данных из 1С)
Для лучшего понимания реализации импорта данных в KPI MONITOR на сайте вы можете скачать обработку 1С для импорта форм бухгалтерской отчетности Баланса и Отчета о прибылях и убытках (Форма 2) для получения значений показателей для финансового анализа.
Запускаем 1С.Предприятие /1С.Бухгалтерия. Открываем обработку через меню Файл/Открыть.
2Устанавливаем флаг «Выгружать» отчетам. По умолчанию помечены все отчетные формы (Отчета о прибылях и убытках), которые имеются в базе.
3Нажимаем кнопку «Выполнить». Помеченные отчеты экспортируются в MS Excel, созданный файл открывается на экране.
Обработка 1С экспортирует данные Баланса и Отчета о прибылях и убытках в следующий формат, где:
Поле «Дата» - дата составления отчетности
Поле «Код строки» - код статьи Баланса или Отчета о прибылях и убытках. Возможно, также экспортировать название статей. В этом случае при первом запуске импорта аналитический справочник «Статьи», созданный в KPI MONITOR, автоматически заполниться при импорте значений в Базовый показатель.
Поле «Форма» - наименование формы отчетности. При первом запуске импорта аналитический справочник «Формы отчетности», созданный в KPI MONITOR, автоматически заполниться при импорте значений в Базовый показатель.
Поле «Наше» -наименование предприятия холдинга, которому принадлежит Баланс или Отчет о прибылях и убытках.
4Перед импортом данных в KPI MONITOR необходимо создать аналитические справочники для Базового показателя, который будет хранить данные для построения Расчетных/Целевых показателей.
- Аналитический справочник «Статья», содержащий в поле «Код»-код статьи, а в поле «Наименование» -название статьи.
- Аналитический справочник «Формы отчетности», содержащий в поле «Код»-код формы, а в поле «Наименование» -название формы отчетности. В нашем случае код и наименование будет одинаковым
- Аналитический справочник «Наше», содержащий в поле «Код»-ИНН предприятия, а в поле «Наименование» -название предприятия.
Создаем Базовый показатель. Устанавливаем три аналитических измерения для значений показателя («Статья», «Форма отчетности», «Наше»). Задаем «Шаг периода»- квартал, к примеру, квартальная отчетность
6Сервисом импорта данных KPI MONITOR настраиваем соответствие поле файла MS Excel c параметрами показателя. Сохраняем настройку в шаблоне импорта для дальнейшего использования.
7Запускаем процедуру импорта или вызываем по средствам встроенного в KPI MONITOR планировщика запуска команд.
Импорт данных в KPI MONITOR из MS SQL Server (экспорт данных из Турбо 9)
Для лучшего понимания реализации импорта данных в KPI MONITOR на сайте вы можете скачать процедуру Турбо 9 для импорта форм бухгалтерской отчетности Баланса и Отчета о прибылях и убытках (Форма 2) для получения значений финансовых показателей.
В отличие от предыдущего примера данный демонстрирует возможности импорта данных непосредственно из БД учетной системы MS SQL SERVER.
Описание новой таблицы в БД для экспорта данных из бухгалтерского программного обеспечения Турбо 9: Бухгалтерия
Задаем произвольную структуру таблицы. Для примера в качестве Базового показателя, используем значение строк двух форм бухгалтерской отчетности (Баланса и Отчета о прибылях и убытках) на дату составления отчетности. На листинге представлен запрос на создание таблицы в MS SQL SERVER.
Описание полей в Турбо 9. Студии таблицы приводится на следующем рисунке, где
Поле «Дата» - дата составления отчетности
Поле «Код строки» - код статьи Баланса или Отчета о прибылях и убытках. Возможно, также экспортировать название статей. В этом случае при первом запуске импорта аналитический справочник «Статьи», созданный в KPI MONITOR, автоматически заполниться при импорте значений в Базовый показатель.
Поле «Форма» - наименование формы отчетности. При первом запуске импорта аналитический справочник «Формы отчетности», созданный в KPI MONITOR, автоматически заполниться при импорте значений в Базовый показатель
Поле «Наше» -наименование предприятия холдинга, которому принадлежит Баланс или Отчет о прибылях и убытках.
2Перед импортом данных в KPI MONITOR необходимо создать аналитические справочники для Базового показателя, который будет хранить данные для построения Расчетных/Целевых показателей.
- Аналитический справочник «Статья», содержащий в поле «Код»-код статьи, а в поле «Наименование» -название статьи.
- Аналитический справочник «Формы отчетности», содержащий в поле «Код»-код формы, а в поле «Наименование» -название формы отчетности. В нашем случае код и наименование будет одинаковым.
- Аналитический справочник «Наше», содержащий в поле «Код»-ИНН предприятия, а в поле «Наименование» -название предприятия.
Создаем Базовый показатель. Устанавливаем три аналитических измерения для значений показателя («Статья», «Форма отчетности», «Наше»). Задаем «Шаг периода»- квартал, к примеру, квартальная отчетность
4Сервисом импорта данных KPI MONITOR настраиваем соединение с базой данных MS SQL SERVER в мастере импорта и настраиваем соответствие поле таблицы c параметрами показателя. Сохраняем настройку в шаблоне импорта для дальнейшего использования.
Возможно также написание собственного произвольно SQL запроса к базе данных учетного приложения.
5Запускаем процедуру импорта или вызываем по средствам встроенного в KPI MONITOR планировщика запуска команд.
На основе полученного Базового показателя содержащего данные статей Баланса и Отчета о прибылях убытках возможна быстрая настройка любых финансовых показателей с применением встроенной библиотеки математических функций. Наличие в системе настройки логики расчета любого показателя с использованием всевозможных формул с наложением фильтров по аналитическим параметрам, дает возможность создать произвольную модель показателей для компании любой организационной структуры с минимумом затрат, а интерфейс системы позволяет ответственным пользователям не только производить мониторинг показателей, но и анализировать план расчета выявляя причинно-следственные связи.
По аналогии возможна разработка обработки 1С или процедуры экспорта данных из других приложений экспортирующих данные в виде таблиц MS EXCEL, значения которых будут привязаны к аналитическим параметрам для последующего использования при создании, мониторинге и анализе показателей/KPI.
Данные, к примеру, могут быть следующего формата:
- Выручка, Филиал, Торговая точка, Ответственный, Товарная группа, Бренд и т.д.
- Начислено оклад, Выдано на руки оклад, НДФД оклад, Начислено премии, выдано на руки премии, НДФЛ с премии, Страховые взносы, Сотрудник, Подразделение и т.д.
- План сумма бюджета, Факт исполнения бюджета, Сумма корректировки бюджета, филиал, Подразделение, ЦФО, Статья бюджета, Ответственный, ТМЦ/Услуга
