Формы ручного ввода данных
В процессе внедрения систем мониторинга и управления эффективностью, еще на этапе разработки методологической модели системы показателей, перед руководством практически всегда встает вопрос поступления в автоматизированную систему базовых данных, наличие которых критично для последующих расчетов. И если при внедрении систем класса BI при наличии достаточного уровня автоматизации большую часть этих данных возможно получить из транзакционных учетных систем компании, то при постановке системы управления показателями эффективности (KPI) этих данных зачастую недостаточно. Это объясняется тем, что системы KPI в определенном смысле динамичны. Показатели в системах мотивации и оценки регулярно пересматриваются, формируются новые метрики, учет данных для которых ранее не велся.
Возможность ручного ввода плановых и фактических значений по таким "неучтенным" в автоматизированных информационных системах показателям является оптимальным решением данной проблемы. Основные возможности KPI MONITOR по ручному вводу данных:
Удобный кастомизируемый интерфейс
В целях осуществления ручного сбора данных о фактических и/или плановых значениях показателей в системе KPI MONITOR реализован специальный интерфейс ввода/согласования. Форма ввода позволяет вводить, корректировать и согласовывать следующую информацию:
Форма ввода
Форма ввода данных
- Значение показателя
- Значения дополнительных полей
- Значения аналитических справочников
- Значения справочника организационной структуры
- Дату и период транзакции (проводки, операции)
Для удобства восприятия большого объема данных, а также облегчения ввода, форма обеспечивает интерактивную фильтрацию, а также группировку (drag-and-drop) данных по любым доступным разрезам (справочники, оргструктура, дополнительные поля, период). Группировка полей делает форму ввода иерархической, благодаря чему ввод данных на каждом уровне автоматически связывает их со значениями справочников верхнего уровня. К примеру, при вводе фактических продаж за один период, по одной группе товаров и в рамках одного магазина с разбивкой по товарам необходимо:
- Задать группировку: Период -> Магазин -> Группа товаров
- Выбрать соответствующий уровень (необходимый период, магазин и группу)
- Внести факт продаж для каждого товара
Вся остальная аналитика заполнится автоматически! Это очень удобно при работе с большим объемом и нагруженной аналитической структурой данных.
При необходимости, в системе KPI MONITOR могут быть настроены шаблоны форм ввода. Основная задача шаблонов – предварительная группировка параметров, доступных пользователю на форме ввода для конкретного показателя.
Помимо этого, конструктор шаблонов также позволяет определить сам состав данных по показателю. Таким образом, при вводе данных пользователю автоматически откроется форма с соответствующим составом и группировкой, указанной шаблоне. Пользователю будет достаточно выбрать необходимый период и ввести данные в пустые поля (вся аналитика, определенная иерархией, указанной в шаблоне, присвоится автоматически).
Группировка полей формы ввода
Настройка шаблона формы ввода
Форма ввода на основе шаблона
Ввод, редактирование, согласование данных
Работа пользователя с данными в KPI MONITOR напрямую связана с правами доступа, которые ему определил администратор. По каждому показателю может быть определена функциональная роль пользователя: просмотр, ввод, согласование, утверждение. Опционально возможно расширять роли согласования и утверждения правом на редактирование.
Права также могут быть ограничены фильтрами на аналитические справочники и/или организационную структуру. К примеру, пользователь Иванов И.И. может вводить продажи только по товарной группе “A”, а Петров П.П. вводит этот же показатель по группам “B” и “C”. Причем в первом случае пользователь вообще не увидит в форме ввода по данному показателю справочник “Товарная группа”, он будет скрыт, а значение группа “A” будет проставлено автоматически! Интерфейс и функциональные возможности по ручному вводу KPI MONITOR детально продуманы и реализованы для максимального удобства и эффективного решения прикладных задач по сбору данных.
При вводе, редактировании или удалении данных их изменение происходит во временном буфере (“песочнице”), и вплоть до отправки измененных данных они фактически не попадают в расчет (показатель). Это обеспечивает возможность отложенного ввода данных, когда пользователь может заполнять данные частями и отправлять их в систему в любое время по мере необходимости, после проверки, корректировки и т.д. Кроме того, ввод данных в ручном режиме существенно увеличивает возможность возникновения ошибок и, что более критично, потери данных. Для минимизации такого рода рисков, функционал формы ввода предусматривает реализацию процедуры согласования. При этом каждый согласующий обуславливает дополнительный барьер для попадания некорректных данных в расчет или удаления/изменения корректных значений показателей и может принять либо отклонить эти изменения.
Не смотря на это, в компаниях периодически возникает потребность отмены ("отката") внесенных в данные изменений или, как минимум, выяснения их состава и последовательности. Функционал формы ввода предусматривает такую возможность посредством реализации системы логирования. Пользователь всегда может отследить всю историю изменения каждой проводки хронологически, сравнить версии до и после каждого изменения и при необходимости откатить определенные изменения.
Статусы данных по показателям
В системе реализованы следующие статусы, отражающие состояние данных:
- Введены, но не отправлены
- Запрос на согласование
- Отклонены
Так, в случае с отложенным вводом, данные будут иметь статус “Введены, но не отправлены”. А в случае отправки и одновременно при наличии согласующих – “Запрос на согласование”. При отклонении одним из согласующих – “Отклонены”, соответственно.
Фактически статусы привязываются к типам редактирования: добавление, изменение, удаление. Поэтому, и вводящему и согласующему пользователю всегда очевидно, что происходит с данными, а конечное состояние статуса может выглядеть, к примеру, так: “Запрос на удаление отклонен!”. Кроме того, при получении запроса на изменение данных, согласующий всегда увидит, как актуальные, так и измененные значения, которые он должен согласовать.
Информирование о статусах реализовано таким образом, что в случае наличия несогласованных, неотправленных или отклоненных данных пользователь увидит соответствующий статус еще в списке показателей формы ввода рядом самим показателем. После чего, он может получить детальную информацию о статусе по каждой проводке показателя, что очень удобно при работе с большим набором показателей.
Регламент компании по сбору данных
Как правило, в компаниях даже при отсутствии формального регламента работы с системой KPI фактически установлены конкретные сроки этапов мониторинга, согласования, утверждения и оценки показателей деятельности, а также определены зоны ответственности сотрудников.
Регламентация ручного сбора данных в системе KPI MONITOR реализована функциональным блоком "Отчетная компания". В отчетной компании определяются участники, их роли по вводу, согласованию и утверждению значений показателей, задаются сами показатели, данные по которым необходимо собрать, период отчетности и, конечно же, сроки выполнения ее этапов и компании, в целом. Для информирования участников отчетной компании о ходе и результатах сбора данных в системе реализованы специальные оповещения и статистические отчеты.
